SMS送信サービス導入前に必要な準備とは？実際の準備方法や注意点をご紹介

お客様の携帯番号を収集する

SMSを送信するためにはまず、携帯番号を収集する必要があります。運用開始前に適切なスケジュールや目標番号件数を定めて計画的に取り組むことで、スムーズに運用を開始することができ、郵送からSMSに切り替えることによるコスト削減等の効果を最大限に得ることができます。お客様の携帯番号を収集するためには検針票に併せてチラシを同封したり、訪問の際にお声がけしたりするなど、まずは日頃のお客様との接触の際に携帯番号を収集していきましょう。

※注意※ お客様からのクレームを懸念しチラシの配布等を控えて番号収集が進まなかったり、SMS配信をする対象件数が少ないと、想定していた費用対効果が見込めなかったり、コスト削減効果も低下したりしてしまいます。SMS導入に伴うシステム運用等の同時並行プロジェクトでスケジューリングが難しい場合、fonfunSMSではシステム会社様とのお打合せ（すり合わせ）も承りますのでお気軽にお申し付けください。

お客様への事前周知をしっかり行う

お客様への連絡をSMSへ移行する場合、事前に告知SMSを送ることが大切です。 告知SMSとは、SMS配信開始前に、対象のお客様に向けて、「各種連絡をSMS送信で行う」旨を記載したSMS送信のことです。 本番配信の際に一緒に告知SMSも送れば良いのでは、と思われるかもしれませんが、すでに告知SMSを送ったお客様とそうでないお客様が混ざってしまう可能性があり、送信作業が二重となり、手間がかかってしまいます。 後々の管理も大変になってしまうので、告知SMSは携帯番号が取得出来ている全顧客を対象に一斉送信を行うことをおすすめします。

※注意※ 告知SMSの配信は重要ですが、突然の配信に驚かれてしまうお客様もいらっしゃいます。そういった心配のある場合はSMS以外での手段で告知を行いましょう。チラシを配布したり、検針票にお知らせを同封する、ホームページへ掲載するなどでSMS送信を始める旨を周知していきましょう。 また、SMSは送信してしまうと編集や取り消しが出来ません。事前に社内でテスト送信をして中身を確認したり、送信内容をダブルチェックしたりしましょう。万が一、送信後に間違いに気づいた場合はすぐに訂正のSMSを送信し、混乱やクレームの防止に努めましょう。

社内への事前周知を行う

SMS送信業務の運用をスムーズに行うためにも、他部署や他拠点を含めた、導入前説明を実施しましょう。 現場の運用担当者への説明が不十分だった場合、運用開始に時間がかかったり横展開がスムーズにいかなかったりします。 担当部署はもちろん、連携する他部署、他拠点にもメールや会議で運用方法の展開を行いましょう。
fonfunSMSでは導入前に現場担当者へのご説明、SMSの勉強会等の開催をして導入をサポートさせていただきます。 導入後も、「どう活用すれば良いか分からない」というお悩みを解決するために配信の提案・サポートが可能ですのでお気軽にお申し付けください。

まとめ

今回は、SMS送信サービス導入前に必要な準備と注意点について解説しました。
SMS配信は業務効率化とコスト削減のための有効手段ですが、事前の準備を行わないと効果が上がらないこともあります。これからSMSを業務に組み込もうか検討されている場合はぜひ事前の準備をしっかり行い、効果を十分に実感してください。