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【不動産賃貸・管理業】連絡が取れない入居者への連絡に活用できるSMS(ショートメッセージ)

2021/02/10 更新

【不動産賃貸・管理業】SMS活用

SMS(ショートメッセージ)とは?

SMSは携帯電話番号宛にメッセージを送信できるサービスのことです。
携帯電話間でテキストの送受信ができるサービスのことですが、最近では企業から顧客への連絡にもSMSが使われるようになりました。
携帯電話からのお知らせやサービスの利用・登録時のワンタイムパスワードなどをSMSで受信したことがあるのではないでしょうか。

SMSを連絡に活用するメリット

これまで不動産・賃貸管理業界は、入居者へ連絡する際
「電話」や「はがき、封書」が主な手段でしたが、SMSを活用して連絡を行う企業様が増えています。
顧客への連絡になぜ「SMS」という選択肢が増えたのか、SMSを利用するメリットをご紹介します。

●SMSは標準機能

SMSは電話のように携帯電話端末に標準機能として入っているため、アプリをインストールする必要が無く、
誰でもすぐに使うことができます。

●視認率、開封率が高く確認されやすい

SMSを受信すると画面上にポップアップが表示されるため、目に留まりやすくなっています。
また、メールのように大量に受信するものではないため、埋もれて見落としてしまうこともありません。

●連絡にかかるコスト(送信費用、連絡時間)削減ができる

まず、送信コストについて今までの連絡方法である、はがき、電話と比べてみます。
SMSを1通送信するのに数円~数十円の費用がかかります。

その他の連絡方法ではどうでしょうか

・はがき:63円
・封書:84円~
・電話(固定電話から携帯):3分で ~120円程度
※電話料金はご利用環境により料金が異なります。こちらは参考料金です。

SMSはその他の連絡方法より安く送信でき、送信コストを抑えられます

連絡にかかる時間についても比べてみると…

・法人向けに提供されているSMS送信サービスを利用した場合
【1】パソコンから送信用管理画面にログイン
【2】宛先(携帯電話番号)、本文を入力して送信
5分程度で完了します。
また、複数人に一斉送信(CSVファイルの宛先リストをアップ)することもできるので、
連絡に時間を取られることなく、送りたい時すぐに送信できます。

その他の連絡方法はどうでしょうか…

・はがきや封書の場合
印刷して投函またはポスティングと準備に時間がかかるのはもちろん、相手に届くまでにも時間がかかります。

・電話の場合
相手に出てもらえない場合、時間帯や曜日などを変更して何度も電話をかける必要があります。
更に電話をかける相手が複数いればかなりの時間がかかります。

他の連絡方法と比べるとSMSは送信コストが安く、連絡にかかる時間も削減できます。
削減できた時間を他の業務に充てることで、業務効率アップに繋げることができます。

●SMSは受信側にもメリットのある連絡方法

電話では仕事中などどうしても出ることができない時がありますが、SMSは受信側の時間が取れるタイミングで内容を確認できます。
また、テキストで情報を送ることが出来るため、正確に情報を伝えることができ、受信側も後から情報を見返すことができます。

不動産賃貸・管理業でSMSを活用できる業務

SMSを連絡に使うメリットをご紹介しましたが、実際に不動産賃貸・管理業のどのような業務で利用できるのかを紹介します。

●督促、請求、引き落とし日案内

入金を忘れているだけの方も多く、連絡が取れればすぐに入金してくれるケースもあります。
SMSは送りたい時すぐに送ることができるので、未入金や引き落としが出来なかったことがわかった時点で迅速に連絡できます。
また、視認率、開封率が高く確認されやすいSMSなら1回の送信で済むこともあり、電話のように何度もかけなおすといった手間を減らすことができます。
テキストで情報を送ることができるので、振込先となる口座の情報、入金金額、再引き落とし日などの情報を正確に顧客に伝えることができます。
引き落とし日や振り込み期日のリマインド連絡にも利用できます。

●賃貸契約の更新、火災保険等の更新

契約更新書類の送付期限や手続きに必要な情報などを記載したSMSでリマインドをおこなえます。
法人向けのSMS送信サービスには予約送信機能を提供している会社もあるので、連絡を入れたいタイミングで事前に登録しておけば、指定した日時に自動送信することもできます。

●居住者への注意喚起

ゴミや騒音などの問題についても、訪問や貼紙などの手間をかけずに周知できます。
また、災害時の対応に関する案内もスピーディーに行うこうとができます。

●工事や点検日程などの案内

防火設備の点検、排水管清掃、修繕などで居住者に在宅していてほしい場合などの事前連絡に活用できます。

●予約リマインド

物件の内覧のリマインド連絡としても活用できます。
内覧前日などに日時を連絡することで、予約忘れを防止できます。
また、物件の住所などの情報も一緒に伝えることで、内覧者も情報を再確認できます。

●電子署名の依頼通知

契約書や同意書への電子署名の依頼連絡に使われるケースも増えています。
メールアドレスが不明な場合でも、携帯電話番号がわかれば送信できます。

入居者への連絡にSMSを利用している企業の声

SMSを実際に連絡に活用されている企業様の声をご紹介します。

●督促連絡をSMSで送ったところ家賃滞納件数が激減!

導入前の悩み:
「家賃滞納者へ督促の電話をしてもなかなか繋がらない事が多く、中には「着信拒否設定」までされてしまうのが課題でした。
結果として家賃回収に要する時間が長くなっていました。」

導入後の効果:
「普段、督促の電話をしても繋がらないお客様に対しSMSを送信したところ、すぐに入金して頂けました。 ブロックがされにくく、到達率が高いのが理由のようです。 家賃滞納件数が82件も減少するという結果には驚いています。」

●契約更新書類の回収率が格段にUP!

導入前の悩み:
「契約更新書類を送付しても、なかなか提出して頂けないことが多く、回収までに時間がかかっていました。」

導入後の効果:
「契約書類の提出依頼をSMSで送信したところ、これまでなかなか反応が得られなかったのが、すぐに返送して頂くことが出来ました。
改めて、SMSの到達率・開封率の高さを実感しています。」

●入居者への連絡を「紙」から「SMS」にしたことで残業時間を1日1時間短縮

導入前の悩み:
「管理戸数全体240名の入居者宛に、「駐車場でボール遊びをしている子供がいます。」との騒音トラブルの内容や「受水層の点検をしますので、その時間帯で水が止まります。」など連絡業務をすべて書面で行っていました。
作成・封入・投函に手間がかかり、随時通達を送るといったことが出来ていませんでした。」

導入後の効果:
「SMS一斉配信機能を使うことで、入居者様への連絡を、紙で印刷・封入・投函する時間がなくなり、
作業日1日あたり残業時間が1時間短縮されました。
SMSの予約設定送信機能を使うと、配信日時を事前にセットしておけるので、あとは帰宅することができます。」

法人向けSMS送信サービス「fonfunSMS」をご利用中のお客様の声をご紹介しました。
fonfunSMSサービスについて詳しくは(https://ssl.r-sms.jp/)をご覧ください。
不動産賃貸・管理業の導入事例を複数ご紹介しています。

法人向けSMSサービスの紹介

企業から顧客へSMSを送信するならSMS送信サービスを利用すると便利です。
SMS送信サービス利用のメリットや機能をご紹介します。

●法人向けサービスを使わないとSMSを送れないの?

冒頭のSMSとはで説明しましたが、SMSは携帯電話同士でメッセージを送受信できる機能です。
そのため利用中のスマートフォンから送ることが可能です。
しかし、携帯端末から1つ1つ宛先、本文を入力して送信するのは手間がかかり大変です。
そこで、多くの企業では法人向けに提供されているSMS送信サービスを利用して、パソコンから一斉に顧客にSMSを送信しています。

●法人向けSMS送信サービスって何ができるの?

法人向けSMS送信サービスではどのような機能が利用できるのか、SMS送信サービス「fonfunSMS」を例にご紹介します。

・簡単手軽に利用開始!

クラウドサービスなので、インターネットに繋がるパソコンのWEBブラウザがあれば、特別な機器の購入や設定なしで、利用開始できるため簡単に導入できます。
WEBブラウザ(Microsoft Edge、Chrome、Firefox等)から、送信用の管理画面にログインしてSMSを送信します。

パソコンからSMSを送信

・複数人にSMSを一斉送信!

1通ずつ本文、宛先を入力して送信する必要はありません。
送信先となる携帯電話番号の一覧を記載したCSVをアップロードすることで、複数人に一斉にSMSを送信できます。
※個別に送ることも可能です。

・差し込み送信で宛先ごとに名前などを本文に入れて送信!

CSVに電話番号、本文内に差し込みしたい情報、入居者の名前、引き落とし日、金額などの情報をアップすることで、宛先ごとに名前を変更した内容でSMSを一斉送信できます。

・予約送信でタイミングを逃さない!

指定した日時にSMSを自動送信できます。
引き落としの前日の朝、書類の送付期限2日前などお知らせに最適なタイミングに確実に送信できます。

・よく利用する内容はテンプレート登録で作成時間を短縮!

工事案内、督促、書類送付期限など決まった内容で送る内容であればテンプレートとして登録しておけます。
送信時の文章作成時間を短縮できます。

・SMSで伝えきれない内容はWEBページを作成!

管理画面にテキストや画像などを登録することで、WEBページを作成する機能を利用できます。
HTML(WEBページを作成する知識)の知識が無くても作成可能です。
作成したページのURLはSMS本文に挿入され送信できます。

・顧客管理システム等に連携で自動送信もできるAPIも対応

本人認証に携帯電話番号を利用したい場合などはAPI連携に対応したSMS送信サービスの契約が必要です。
fonfunSMSはAPIにも対応しています。
また、利用中の顧客管理システムなどにSMS送信機能を組み込んでのSMS送信も可能です。

上記でご紹介した機能以外にも、代行配信、送信元番号を実在する番号に変更、fonfunSMSで作成したWEBページへのアクセス数集計など便利な機能を利用してSMSを送ることができます。
更に詳しく知りたい方はfonfunSMSサービスページ(https://ssl.r-sms.jp/)をご覧ください。

SMS送信を提供している企業は多くありますが、
各社提供している機能が異なるため、自社の利用目的に合った機能があるのか等、しっかり調べてからの導入、活用をおすすめします。

SMS送信サービス「fonfunSMS」ではお客様の課題や状況をお伺いし、課題解決のためのご提案をさせていただいています。

※どのような課題があるか
例1)督促連絡を電話でしているが、なかなかつながらず、回収時に手間と時間がかかっている。
例2)もっと簡単に効率よく連絡したい!
例3)連絡にかかるコスト(はがき、電話)を削減したい!

などの課題からお客様にあったSMS活用方法をご案内しております。
SMSサービスに少しでも興味を持っていただけましたらお気軽にご相談ください。
電話、メール、WEB会議にて説明させていただきます。

導入前、導入時、導入後もお客様専属の営業担当、カスタマーサポートがSMS活用をしっかりとバックアップ!
弊社はお客様サポートに力を入れており、初めてビジネスに活用されるお客様も安心してご利用いただけます。

SMSによる集客、マーケティング、連絡に少しでも興味を持っていただけましたら、下記までお気軽にご相談ください。
お客様に合わせた活用方法等、業種別の利用例等を
電話、メール、WEB会議にてご説明させていただきます。

電話:03-6300-0157 【受付】平日10:00~18:00(年末年始を除く)

SMSによる集客、マーケティング、連絡に少しでも興味を持っていただけましたら、下記までお気軽にご相談ください。
お客様に合わせた活用方法等、業種別の利用例等を電話、メール、WEB会議にてご説明させていただきます。

お気軽にご連絡ください!

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さまざまな業界でSMS連絡が効果を発揮しています!

「fonfunSMS」は営業支援・お客様への連絡ツールとして
900社以上の企業様に採用いただきました。