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保護者への連絡は確認されやすく、携帯番号に送れるSMSがおすすめ!

2021/05/11 更新

学校、塾、スクールから保護者への連絡に利用できるSMS(ショートメッセージ)

保護者への連絡どうしていますか?

生徒、保護者への連絡へはどのような手段があるのでしょうか。
昔は電話による連絡網がありましたが、1件、1件連絡するのは大変ですし、電話をかけても出てもらえないといったことも多くあります。
学校やスクールから保護者へ連絡する場合は緊急の連絡も多く、電話が繋がらず困った経験の方も多いのではないでしょうか?
最近では、電話以外にメールやスマホのアプリを利用したりSMS(ショートメッセージ)を活用することもあるようです。
保護者への連絡に利用する各ツールのメリットやデメリットをご紹介します。

電話で連絡

電話連絡は確実に本人に要件を伝えられるため、便利で確実性のある連絡方法です。
しかし、電話を1件、1件かけていくにはかなりの時間と労力がかかります。
そして、大変なのは電話に出てもらえなかった場合です。
昼間の時間帯など仕事中で電話に出ることが出来ない保護者も多くいます。留守番電話が設定されていれば、用件を残せますが、設定されていない場合は、時間や日を変えて再度かけなおす必要があります。

メールで連絡

メールは同じ内容を全員に一斉に送れるなど、利便性の高い連絡方法です。
電話に比べ、連絡に費やす時間を大幅に削減できますし、テキストで送るため、相手に正確に情報が伝わります。
また、受信後は受信者の時間のあるタイミングで確認してもらえます。

メールの弱点として、
・迷惑メールと判断され届かない、迷惑メールフォルダに入って見られない
・大量の受信メールに埋もれてしまい気づかない
・登録されていたメールアドレスが間違っていた
・メールアドレスが変更されて届かない
など届かないまたは確認されない問題が起こります。

専用アプリで連絡

保護者との連絡専用のアプリを作成して利用されている企業様もいます。アプリは予定機能など必要な機能を組み込め便利に利用できます。
メッセージをやり取りする機能を付けてプッシュ通知でスマホの画面上に表示させれば、確実に確認してもらえます。

アプリの弱点として、
・ダウンロードして設定してもらわないといけない
・AndroidやiPhoneなどのOSバージョンアップに対応していかないと使えなくなることがある
があげられます。
アプリは便利ですが、一度作成したら終わりではなく定期的なアップデート対応などが必要になり、改修など思わぬ費用がかかることがあります。

SMS(ショートメール)を使った連絡

SMS(ショートメッセージ)をご存じでしょうか?
携帯電話番号を宛先としてメッセージを送ることができるサービスです。
SMSでメッセージが届いたことがある方も多いのではないでしょうか。
もともと個人同士のメッセージのやり取りに利用されていましたが、最近では企業から顧客への連絡にも利用されています。
SMSを使うメリットとして、届きやすく、確認されやすいという特長があります。

●SMSは携帯電話端末に最初から入っている機能

SMSは電話やメールのように携帯電話に標準搭載されている機能です。
アプリをダウンロードする必要がないため、送信すればほぼ確実に相手に届いて読んでもらえます。
※ガラケーを利用している方にも送信できます。

●宛先は携帯番号だから保護者に確実に届く

SMSの宛先は「携帯電話番号」です。
お知らせを確認してもらいたい本人に確実に届きます
携帯電話1台につき、1つしか携帯番号は発行されず、契約時には携帯キャリアにて本人確認の審査があるため、本人しかメッセージを確認できないという特徴があります。

●SMSは視認率、開封率が高く確認されやすい

SMSを受信するとスマホ画面に受信のお知らせが表示されます。
画面上に出るので、目に付きやすく確認されやすいのです。更にSMSは受信する数が少なく、メールのように埋もれて見逃される確率がぐっと低くなります。

メールアドレスがわからないけど、連絡先の携帯番号ならわかるといった場合にはSMSでの連絡が役立ちます。
携帯電話は1人1台が当たり前となってきており、連絡先として携帯電話を指定する人が増えています。
SMSは送信する側に送信費用がかかりますが、受信する側(保護者)に料金はかかりません
保護者側に負担なく送れるのもメリットです。

SMSはこんな連絡に向いています

確認されやすいSMSは、確実に早く伝えたい連絡に向いています。
利用シーンと例文をご紹介します。

●台風などの災害時の休講連絡

台風など自然災害による交通機関が停止し通学に危険がある場合は、休講の判断、迅速な連絡が必要となります。

SMS例文:
「【〇〇スクール 緊急連絡】台風〇号が接近しているため10/9は臨時休校といたします。振替などの詳細はホームページをご覧ください。」

●イベントの中止や変更連絡

天候の関係で中止や開催時間の変更がある場合は、参加者への迅速に連絡できるSMSが役立ちます。

SMS例文:
「【〇〇〇小学校 運動会中止】雨によりグラウンドが使用できないため、本日の運動会を中止いたします。詳細ホームページをご覧ください。」

●入金や請求に関するお知らせ

月謝などの引き落としや振り込みが確認できない場合の連絡もSMSが有効です。
入金をうっかり忘れてしまっている方が大半なので思い出してもらうためにも確認されやすいSMSが効果的です。

SMS例文:
「〇〇様 〇〇〇スクールです。9月のお月謝の引き落としができませんでした。10/30に再引き落としをいたしますので、ご入金をお願い致します。03-****-*** 担当:吉川」

●送迎時間や、開始時間変更のお知らせ

急な時間変更なども確認されやすいSMSがおすすめです。

SMS例文:
「〇〇〇幼稚園です。〇月〇日より帰りのバスの時間が変更となりますのでご注意ください。詳しくは本日配布しているお便りをご覧ください。」

●提出物の期限

うっかり提出をわすれてしまう検定の申込、夏季冬季講習の申し込みなどの提出期限案内は確認されやすいSMSでのリマインド連絡がおすすめです。

SMS例文:
「〇〇〇塾です。漢字検定の申し込みが〇月〇日までとなっております。期日を過ぎての申し込み変更はできませんのでご注意ください。」

●入塾を検討している方へのフォロー連絡への活用

資料請求など利用検討している方へのフォロー連絡や、体験レッスンのリマインド連絡にも利用できます。

資料請求後のお礼や体験会の案内送付に:
「〇〇〇塾です。先日は資料請求ありがとうございました。3日間無料体験コースもございますので、是非ご利用ください。お申込みは03-****-****」

体験レッスンの日時の予約確定連絡と予約前日のリマインドに:
「〇〇様、〇〇〇スクールです。明日の無料体験レッスンは15:00~となります。スタッフ一同お待ちしております。ご不明点ございましたら03-****-****までご連絡ください。」

法人向けSMS配信サービスの紹介

便利なSMS連絡ですが、教育機関で利用するなら、法人向けのSMS送信サービスを利用することをお勧めします。
SMSは携帯電話端末から送信することができますが、1件ずつ宛先や本文を入力していては時間がかかり大変です。
法人向けに提供されているSMS送信サービスを利用すれば、パソコンからSMSを一括送信できるため、素早く確実に情報を保護者に届けることができ、業務の効率化にも繋がります。

法人向けのSMS送信サービス「fonfunSMS」を例に利用方法をご紹介いたします。

fonfunSMSとは?
パソコンのwebブラウザから専用の管理画面にログインしてSMSを送信できるクラウドサービスです。専任の営業担当、コールセンターを完備しているので、「操作方法がわからない」「どうやって活用したらいい?」などいつでも相談、問い合わせいただけます。
充実のサポート体制で初めてSMSサービスを利用される企業様に好評をいただいています。

fonfunSMSについて詳しくみる

▼ 1分45秒でわかるfonfunSMS ▼

SMS送信サービス「fonfunSMS」で使える便利な機能

SMSでの連絡をもっと効率的、効果的にできるfonfunSMSの機能を紹介します。

●一斉配信機能で漏れなく連絡!

送信先となる携帯電話番号の一覧を記載したCSVファイルをアップロードして送信できるため、保護者や生徒への一斉連絡も簡単にできます。
※1通ずつ宛先、本文を入力して送ることもできます。

●差し込み送信機能で名前などの情報を入れて一斉送信

CSVファイルに電話番号、本文内に差し込みしたい応募者の名前等を記載してアップロードすれば、宛先ごとに名前を変更した内容でSMSを一斉送信できます。
例)お名前、引き落とし金額、引き落とし日など

●予約配信機能で自動送信!送信忘れ防止に!

申し込み、引き落としなど期限が決まっているものは、送信予約をしておくと便利です。
体験レッスンなども予定が入った時点で送信予約をしておけば、連絡忘れを防止して確実に連絡できます。

●テンプレート機能で作成時間を短縮!

引き落とし日の案内など毎月送るものや、体験レッスンなど決まった文言で送るものなどはテンプレート登録しておくことで、文章作成の時間を短縮できます。
また、災害時など速やかな連絡が必要となる内容を想定してテンプレートとして準備しておけばいざという時も慌てずにSMSを送信することができます。

●送信先に表示される番号を学校や塾の番号に変更できる

SMSには送信した側の番号が表示されるようになっています。
fonfunSMSをご利用のお客様は弊社指定の番号が表示される仕様になっていますが、オプション又はプレミアムコースをご契約の場合、お客様のご希望の電話番号を表示することも可能です。 ※受信する携帯電話がsoftbankの場合は変更できません。

●WEBページ作成機能で情報を正確に伝える

SMSのテキストだけでは伝えきれない内容をWEBページにして伝えることができます。
HPを作成する知識がないので、HPを更新は業者にお願いしている。
という方でも大丈夫。fonfunSMSではHTML(WEBページを作成する知識)の知識がない方でも簡単にWEBページが作成できる機能を備えています。
作成は簡単。管理画面にテキストと画像(地図)などを指定するだけで、誰でも簡単に作成できます。
作成したページのURLはSMS本文に挿入され送信できます。

SMS送信に合わせて利用できるWEBページ作成機能付き


上記でご紹介した機能はfonfunSMSの機能となります。
SMS送信サービス提供会社により提供機能は変わりますので、サービスを探される場合は利用したい機能が提供されているかを確認するようにしてください。

まとめ

保護者の方への連絡で下記のようなお困りがあれば

 

・電話が繋がらない
・反応がない
・連絡に非常に多くの時間と手間をかけているので、効率化したい
・他にもっといい連絡方法がないだろうか

SMSを活用した連絡で解決できるかもしれません。

令和2年10月20日、文部科学省より「学校が保護者等に求める押印の見直し及び学校・保護者等間における連絡手段のデジタル化の推進について」が発表されたことにより、保護者との連絡手段のデジタル化の方法を探している場合もぜひfonfunSMSをご検討ください。

お客様の課題や状況をお伺いし、課題解決のためのご提案(電話、メール、WEB会議、訪問にて対応)をいたします。
導入前、導入時、導入後もお客様専属の営業担当、カスタマーサポートがSMS活用をしっかりとバックアップしますので、ご安心ください。
弊社はお客様サポートに力を入れており、初めてビジネスに活用されるお客様も安心してご利用いただけます。

専任の担当者がSMS送信サービス利用が初めてのお客様向けに、
利用方法、業種活用方法、SMS利用の効果等を詳しくご案内いたします。

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