緊急時、従業員へ一斉連絡手段は？ショートメッセージを利用した緊急連絡

緊急時、従業員へ向けての連絡はどうしていますか？

自然災害時の出勤についての指示以外にも、最近では新型コロナウイルス感染拡大の際、テレワーク、時差出勤、自宅待機などの指示を緊急で出したいといったケースもありました。

そんな時、従業員全員に一斉に連絡を入れる方法としてSMS（ショートメッセージ）が活用できます。

SMSとは？

SMS（ショートメッセージサービスの略）は携帯電話番号を宛先にメッセージを送信できるサービスです。

SMSが緊急連絡に向いている理由

一斉連絡手段として思い浮かぶものとして「メール」がありますが、会社のメールアドレス宛に一斉送信しようとする場合、社員全員（社員、派遣スタッフ、アルバイト）が社外でもメールを確認できる仕組みを用意しておかなければなりませんが、会社のポリシー上、できない企業もあります。個人のメールアドレスに送った場合は、気づかれない可能性があります。

そこで、メールよりも確実に確認される連絡手段として、SMS（ショートメッセージ）があげられます。

なぜSMSが緊急時の連絡に向いているのでしょうか？
SMS（ショートメッセージ）には下記のメリットがあります。

携帯番号のみで送れる

携帯番号は変更されにくく、不達が少ない

標準機能として携帯電話に備わっているため、すぐ利用できる

開封率が高く、確認されやすい

SMSは受信すると携帯に受信しとことが表示されるため、届いたことに気づきやすく、確認されやすいと言われています。メールのように大量に受信するものでもないため、見落とされる確率も低くなります。

連絡先として「携帯番号」を管理している企業も多いのではないでしょうか。 既に管理している「携帯番号」を宛先に利用して即時配信が可能です。

SMS送信サービスで簡単に一斉連絡することができます

SMS送信サービスを利用すれば、3ステップで従業員に一斉に送信できます。

1. 【1】本文を入力
2. 【2】従業員の携帯番号のリストをアップロード
3. 【3】送信

SMS送信サービス「fonfun SMS」

SMS送信サービスとは、インターネットに接続されたパソコンから専用の管理画面にログインしてSMSを送信できるクラウドサービスです。

最大660文字の長文でメッセージを送ることができるため、文面で伝えたい内容をしっかりと伝えることができます。

また、「fonfun SMS」では、詳細案内用の簡易WEBページを作成して案内することもできます。
※テキスト、画像、動画を入れたWEBページを作成可能です。標準機能として利用できます。

操作も手順も簡単、手間をかけずに一斉連絡が可能です。

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非常時の安否確認ができるSMSサービス

自然災害時など、もしもの時に従業員の安否を確認できる、安否確認サービスやシステムにも注目が集まっています。近年、地震、豪雨、新型コロナウイルス感染症の拡大など、企業のBCP対策の重要性が高まっているためです。

災害発生時のBCP対策の初動として重要になるのが従業員の「安否確認」です。

事業の継続、復旧をしていくためには「人」の確保が重要です。 「人」がいなければ、会社を動かすことはできません。従業員の状況を迅速に把握できれば、事業再開、復旧に向けての計画を立てることができ、復旧も迅速にできます。

SMSを活用した安否確認サービス「緊急SMS」

「緊急SMS」は安否確認をするための、回答フォームを作成してSMSで送信することができます。回答結果は自動集計されるため、効率よく従業員の安否を確認できます。

また、大きな地震が発生した際には、震度情報を元に自動で安否確認のSMSを送信する機能も備えています。
※設定した場合のみ。手動送信も可能です。

「携帯番号情報だけで送信できる」
「開封率が高く確認されやすい」
「ユーザー側の準備がいらない」
などの特徴を持つSMSを連絡手段として利用することで、簡単に導入、利用開始できます。

緊急SMSについて詳しくはこちら

まとめ

緊急時の一斉連絡に利用できるSMSについて紹介しました。

災害やパンデミックなどいつ起こるかわからないからこそ、今の日常の中できちんと不測の事態に備えておくことが大切です。

緊急時の連絡は
手間をかけず、即時対応ができるか？
確認されやすい連絡手段か？
などを考えて事前に準備をしておくことが大切です。

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SMSは緊急時の連絡以外にもさまざまな用途で利用されています。

• ・未納料金の督促
• ・料金案内
• ・契約更新のご案内通知
• ・キャンセル防止のための予約確認
• ・会員へのご案内（営業時間通知や臨時休業、移転お知らせ）
• ・会員へのセール、キャンペーン案内、クーポン配布
• ・来店後のフォロー

など企業から顧客への通知にも利用されており、緊急連絡以外にも
「お客様と連絡がとれない」
「何度電話してもでていただけない」
「DMやメールを送っても反応がない、返信がない」
などの課題を解決するツールとしても注目されています。

SMS利用に興味がございましたら、ぜひ弊社までお気軽にご相談ください。