災害時の連絡手段は何がある？いざという時の安否確認手段を紹介

安否確認とは

安否確認とは、自然災害、事故、感染症など予期せぬ非常事態が起こった際、生存の確認と、現状を確認することです。企業の場合は、従業員の安否を確認する必要があります。（会社によってはその家族も含めて確認している場合もあります。家族の状況は勤務の可否に関わる情報のため。）

企業の安否確認が重要な理由

近年、地震、豪雨、新型コロナウイルス感染症の拡大など企業のBCP対策の重要性が高まっています。

BCP対策が特に注目されるきっかけとなったのは2011年の東日本大震災です。多くの企業が被害を受けたことでBCP対策の重要性が高まりました。さらに2016年の熊本地震、2019年の台⾵19号などの自然災害時

安否確認はBCP対策の初動として重要な項目です。

なぜ安否確認が重要となるのでしょうか？それは事業継続を考えるうえで、「人」の確保が重要となるからです。

東日本大震災時、電話が繋がりにくくなったりしたことから、従業員の安否確認に時間がかかり、身動きが取れなくなった会社も多くありました。

従業員の状況を迅速に確認できれば、復旧に向けて動き出すことができます。稼働できる従業員の把握、緊急時の業務対応ができる従業員がいるかどうか、いない場合は代わりに対応出来る人を見つけて業務を割り振ったりなど、復旧に向けての計画を立てられます。「人」がいなければ、会社を動かすことはできません。だからこそBCP対策を考える上で、安否確認は重要なのです。

どうやって安否確認をしたらいい？確認手段5つ

実際に非常事態になった時、従業員の状況をどのように把握したらいいのでしょうか。

電話による安否確認

リアルタイムでコミュニケーションが取れるため、状況がすぐに把握できます。しかし、緊急時は電話がつながりにくい（基地局の被害や回線が混雑するなど）状況が考えられます。

実際、地震が起きた際、電話をかけられなくなり困った…

という経験をされた方もいるのではないでしょうか。

さらに電話での安否確認の問題点として、従業員数が多い場合、1件ずつ電話をかけて確認しなければならず非常に時間がかかります。電話を利用するのは望ましくないでしょう。

メールによる安否確認

メールによる安否確認は、一斉送信ができ、効率よく連絡ができますし、文章で送ることができるため、正確な情報や指示を伝えられます。

デメリットとしては、利用者が増えることでサーバーに負荷がかかってしまうと、送受信に時間がかかる可能性があることと、メールを確認して状況をまとめるのに非常に時間がかかることです。時間と共に状況が変わる非常事態時では情報を把握しきれない可能性があります。

SNSを利用した安否確認

LINE、FacebookやTwitterを活用した安否確認方法です。電話やメールが利用できない状況で、SNSを安否確認に代用した例もあります。

デメリットとしては従業員のプライベートアカウントを把握しておく必要があることや、利用していない従業員がいる場合があるため、会社全体の安否確認として利用するは難しそうです。さらにメール同様、返信された内容をまとめる必要があり、状況把握に時間がかかってしまいます。

ビジネスチャット

最近では業務にチャットを導入する企業が増えてきました。従業員全員が集まるグループを作成しておけば、リアルタイムの状況把握も可能になります。サービスによってはタスク管理機能を備えているものもあるため、タスク機能を活用した未回答者の洗い出しも可能です。

デメリットとしてはインターネット環境が必須となるため、ネット回線の混雑がおきた場合、つながりにくくなる可能性があります。こちらもメール、SNS同様に情報を集計してまとめるのに時間がかかります。

安否確認サービス

上記で紹介した手段は全て、返信されたものを集計してまとめなければならないため、全体を把握するのに時間がかかります。従業員数が少なければ、回答の集計も手間ではないかもしれませんが、従業員数が多い企業の場合、膨大な時間がかかり、迅速に状況を把握することが難しくなります。

そんな中、注目を集めているのが、企業向けに提供されている安否確認サービスです。

安否確認サービスは非常事態時に従業員の安否を確認する機能を備えています。災害発生時、従業員に一斉にメッセージを送信する機能、アンケート形式で従業員の安否状況の回答、自動集計機能や従業員とのやり取りが可能な掲示板機能などが利用できます。

自動集計機能で、従業員の状況を把握を迅速に把握できます。集計の必要がなくなれば、次の行動、指示出しや事業復旧に向けての対処に集中できます。

安否確認の連絡をおこなう人自身も大変な状態である可能性もあります。簡単で人の手がかからない方法で安否確認が出来る方が望ましいでしょう。

SMSを利用した安否確認

SMS(ショートメッセージ）を利用した安否確認サービスをご紹介します。

SMS、ご存じでしょうか？携帯電話番号を宛先にメッセージを送信できるサービスです。

SMSを安否確認に利用するメリット

■携帯番号のみで送れる

・収集が簡単

・番号は変更されにくく、不達が少ない

・標準機能として携帯電話に備わっている

■電話回線を利用して送信している

・SMSは電話回線で送信されますが、データ量が軽いため、一般的な電話よりも災害に強いと言われています。

■開封率が高い

・SMSは受信すると携帯に受信しとことが表示されるため、視認率が非常に高く確認されやすいと言われています。メールのように大量に受信するものでもないため、見落とされる確率も低くなります。

そんなSMSを活用したサービスが「緊急SMS」です。緊急SMSは災害時、緊急時にSMSで安否確認のためのメッセージを送信します。メッセージには安否確認アンケートのURLが記載されており、従業員が回答したアンケート結果は自動集計されます。また、大きな地震が発生した際には、安否確認のSMSを自動送信する機能も備えています。※設定した場合のみ。手動送信も可能です。

緊急SMSの特徴

• ・携帯番号宛に一斉に連絡ができる
• ・必要な情報を取得するための回答フォームが作成できる
• ・自動集計で手間いらず
• ・掲示板機能で情報発信ができる
• ・地震発生時は自動送信も可能
• ・従業員は準備なしで利用できる

企業に必要な安否確認を備えたサービスとなっています。

緊急SMSについて詳しくはこちら

連絡手段は1つに絞って、あとは補助として利用

安否確認の連絡手段を紹介してきましたが、非常時の連絡手段は1つに絞っておいた方が良いでしょう。

連絡手段は複数ありますが、1つに決めておかなければ、いざという時、従業員がどの連絡手段を利用したらいいのか迷ってしまいますし、確認する側も複数の連絡ツールを何度も確認しなければなりません。迅速に状況を把握したいのにできない、そんな状況になりかねません。

事前に連絡手段は1つに絞り、それでも連絡が取れない場合はこの連絡方法でと、決めて、従業員に周知しておく必要があります。

非常時の運用フローを決めておく

非常時、慌てないために初動のフローを決めておきましょう。

例えば

• ・最初の連絡は誰が行うか、収集する内容、報告内容を明確にする
• ・安否確認が取れた後どうするか、人手が必要な部署への人の手配
• ・管理者、従業員のフォロー体制

など、実際に災害などがおきた際、どうするかを細かく想定してルール化しておきましょう。

定期的な訓練でいざという時も慌てない

安否確認の手段、ルールを作成したとしても、利用する機会がなければ、 忘れてしまったり、いざという時に使えないといった事態がおこります。

可能であれば、定期的に非常時を想定してた訓練で連絡ツールを利用しておけば、運用する部署の担当者も、利用者となる従業員もいざという時、迷わず行動できます。

まとめ

企業で重要となる従業員の安否確認手段についてご紹介しました。災害やパンデミックなどいつ起こるかわからないからこそ、日常の中できちんと不測の事態に備えておくことが大切です。

SMSは緊急時の連絡以外にもさまざまな用途で利用されています。

• ・未納料金の督促
• ・料金案内
• ・契約更新のご案内通知
• ・キャンセル防止のための予約確認
• ・会員へのご案内（営業時間通知や臨時休業、移転お知らせ）
• ・会員へのセール、キャンペーン案内、クーポン配布
• ・来店後のフォロー

など企業から顧客への通知にも利用されており、緊急連絡以外にも
「お客様と連絡がとれない」
「何度電話してもでていただけない」
「DMやメールを送っても反応がない、返信がない」
などの課題を解決するツールとしても注目されています。

SMS利用に興味がございましたら、ぜひ弊社までお気軽にご相談ください。