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電話に出ないお客様と連絡を取るにはどうしたらいい?

お客様と連絡を取る方法

電話に出ないお客様と連絡を取る方法

電話を何度してもつながらず(不通や留守電)、何度も時間や日を変えて電話をかけています。といった声をよく耳にします。
何度も電話をすれば、通信コストがかかるだけでなく、電話をかける人のコストも合わせてかかってきます。
効率よくお客様に連絡するにはどうしたらいいのでしょうか。

お客様は電話をいつでも取れるわけではない

仕事中や電車やバスの移動中、旅行中など出られない時間に着信が残っていることがよくあります。
後で掛けなおしてみようと思っても忘れてしまうこともありますよね。
ただ大切な電話ならいいのですが、掛けなおしてみるとセールスの電話だった・・・。というパターンもあるため、知らない番号であれば出ない、かけないといった方がほとんどです。

ではどうすればお客様と繋がることができるのでしょうか。

電話に出てもらえなかったらどうする?留守電、メール、封書やハガキ

◆留守電に伝言を残す

電話に出なかった場合、留守電に要件を残す方法がありますが、留守電を設定されていないケースも多くあります。

◆メールで連絡

メールアドレスがわかればメールを送る方法もありますが、アドレスが変わっている、迷惑メールと判断され届かない、大量のメールに埋もれてしまい気づかないといったケースも多いようです。

◆封書で連絡

お客様の住所がわかる場合は封書やハガキで連絡する方法もあります。自宅に届きますが本人の手元に届いたかまでは確認できないため、その後の連絡がなければ他の方法での連絡を検討したほうがいいでしょう。

その他の連絡方法は?

電話やメール以外の連絡方法としてSMS(ショートメール)があります。
SMSは携帯電話番号宛にメッセージを送ることができるサービスです。
近年、SMSはお客様に確認されやすい連絡方法として注目を集め、ビジネスでの利用(企業からお客様への連絡)が拡大しています。

特長として

 ・相手の携帯番号さえわかれば送れる
 ・到達率、開封率が高い
 ・ガラケー、スマホどちらにも送れる
 ・SMSは携帯端末に標準的に搭載されている機能のため、電話やメールのようにアプリのインストールなしで誰でも使える

が挙げられます。

SMSは携帯電話番号を宛先としてメッセージ(テキスト)を送信できるため内容を正確に伝えられるだけでなく、
メッセージが端末に残るため、お客様のタイミングで確認してもらうことができます。

なかなか電話に出てもらえず困っている・・・。
そんな方はSMSで連絡することで、課題が解決するかもしれません。


SMSってどうやって送るの?

SMSはShort Message Service(ショートメッセージサービス)の略です。
日本では1997年からSMSの利用がはじまり、ドコモでは「ショートメール」、
auでは「Cメール」、Vodafoneの「スカイメール」とも呼ばれていました。
こちらの呼び方のほうがしっくりくる方も多いかもしれません。
以前は同じ携帯会社同士でしか送れませんでしたが、現在では異なる携帯電話会社同士でもメッセージのやり取りができます。
スマートフォン(Android、iPhone)では「メッセージ」アプリでSMSの送受信ができます。

スマートフォンでの送り方はメッセージアプリを立ち上げ、宛先に携帯電話番号を入力し、
メッセージを入力して送信ボタンを押せばSMSを送信できます
しかし、1件、1件、携帯電話番号とメッセージを入力してお客様に連絡するのは手間がかかり、大変な作業です。

もっと簡単な方法はないのでしょうか?

ビジネスでSMSを利用するなら法人向けSMS送信サービスが便利

企業で利用されるのであれば法人向けに提供されているSMS送信サービスの利用が便利です。
法人向けSMS送信サービスとはパソコンからSMSを送信できるサービスのことです。
複数人に一斉にSMSを送信する機能、指定した時間に送信する機能など便利な機能を使うことができます。
パソコンから顧客に対して一斉に送信できれば、手間もかからず簡単です。

法人向けのSMSサービスにはWEBブラウザでSMSを送信するための管理画面にアクセスをすることで送信できるサービスと、
API連携と呼ばれるシステムに組み込んで利用するタイプのものがあります。

WEBの管理画面からSMSを送信できるタイプのサービスは、インターネットに繋がるPC(ブラウザ)があれば、すぐに利用開始できます。
導入する際の手間がかからず、簡単に利用できるためおすすめの方法です。

SMSを自動送信したい(予約完了時、会員登録時の確認でSMSを送る)場合や、自社の顧客管理システムや予約システムから送れるようにしたいといった場合は、APIでのSMS送信を提供している会社を選ぶ必要があります。

SMSでお客様への連絡業務を効率化

電話で行っていた連絡をSMSに変更したことで、業務効率化に成功したfonfunSMSご利用企業様の事例をご紹介します。

保険 継続更新をSMSに変更したことで、お客様とのやり取りがスムーズに

SMSでの連絡を導入する前は保険更新連絡の連絡を電話でしていましたが、連絡がつきにくい方もおり、何度も時間や曜日を変えて電話をしていました。
SMSでお客様に確認いただきたい内容を送るようになってからは、忙しく電話に出られないお客様も効率的に対応いただけるように!
SMS送信後のお客様からのアクションは80%あり、お客様、連絡をするスタッフ両方の負担を無くしスムーズなやり取りができるようになりました。
「自動車保険の更新連絡」の事例をもっと詳しく見る

家賃滞納者への連絡をSMSに

家賃滞納者へ督促の電話をしてもなかなか繋がらない事が多く、中には「着信拒否設定」までされてしまうのが課題でした。
結果として家賃回収に要する時間が長くなっていました。
SMSを送信しただけで効果が期待できるとは、正直思っていませんでした。
普段、督促の電話をしても繋がらないお客様に対し、SMSを送信したところ、すぐに入金して頂けました。
ブロックがされにくく、到達率が高いのが理由のようです。
「督促連絡」の事例をもっと詳しく見る

予約の確認連絡をSMSに。予約のキャンセル対策に非常に役立っています。

キャンセルや予約の確認など電話を出てもらえないという悩みがあり、SMSによる連絡を導入しました。
これまでは予約の確認を一人一人電話で行っていて、だいぶ手間がかかっていましたが、SMSで連絡するようになってから連絡にかかる時間が減りました。
用件をしっかり伝えられて、見ていただけるという所がとても重宝しています。
「予約確認連絡」の事例をもっと詳しく見る

いつもの連絡方法に+SMSで更に効果アップ!

複数の連絡方法を組み合わせることで更に高い効果を得ることができます。
組み合わせと送信メッセージの例をご紹介します。

【電話+SMS】電話連絡後のSMS送信で、内容や問合せ先を案内できる

電話後にSMSを送信することで、着信のあった番号が怪しい番号ではないことと、お客様へ連絡した内容を伝えることができます。
折り返しが欲しい場合などはSMS本文内に電話番号、メールアドレスなど連絡先を記載することで返信率が大幅に上がります。
※SMS内の電話番号、URL、メールアドレスはリンクになっているので、タップするだけで電話画面、ブラウザ、メーラーが立ちあがります。

不動産業での振込確認の連絡

「先ほどお電話をした〇〇不動産です。
8月分の家賃の振り込みが確認できませんでした。
ご確認お願いします。03-****-****」

自動車整備業での車検完了連絡

「〇〇自動車です。
車検が完了し引き渡し可能です。
来店時間をご連絡いただけますでしょうか。
03-****-**** 担当:鈴木」

保険業での契約更新連絡

「〇〇保険会社です。
03-****-****から先ほどお電話しました。
更新の件で連絡いたしました。
書類をご自宅に送付していますので、ご確認ください。
下記の書類が必要となりますので詳細はhttp://********をご確認ください。
書類の到着期日は12/10となっております。」

ホテル業界での予約確認連絡

「〇〇ホテルです。
予約の確認で連絡しました。12/15宿泊でご予約いただいています。
チェックイン時間は20時までです。
連絡先:03-****-****」

【封書+SMS】書類を送ったことをSMSで連絡

必ず確認してもらいたいものがある場合はSMSで送付のご案内を行うことで、確認される率を上げることができます。
返送が必要なものは期日やお問合せ先を記載したり、期日間際に再度連絡のSMSを入れていただくことで返信率を上げることができます。

資料請求

「〇〇塾です。資料請求ありがとうございました。
11/15に資料を送付しました。
ご不明点あればご連絡ください。
03-****-****
  info@***.co.jp」

更新書類の送付

「〇〇不動産です。賃貸更新の書類を送付しました。12/3までに書類を返送してください。ご不明点は03-****-**** 田中まで」

【メール+SMS】メールが届いているかの確認に

メールで連絡した場合、大量のメール(メルマガ)に埋もれて確認されないケースや、そもそもメールが届いていない(迷惑メールとなり届かない、聞き取ったメールアドレスや登録されたアドレスが間違っていて届かない)といったケースも考えられます。
メールを送っていることをSMSで連絡することで、受信メールBOXにメールが届いているかを確認してもらえます。

人材派遣会社での求職者への連絡

「〇〇様××会社です。
条件に合うお仕事を本日メールにてお送りしました。
質問等は03-****-****
伊藤までご連絡ください。」

新卒採用で会社説明会に参加した学生への連絡

「〇〇様××会社の佐藤です。
インターンの詳細を本日メールで送りました。
届いていない場合はinfo@*****.co.jpにご連絡ください」

お客様連絡に役立つサービスとしてSMSを紹介しました。
「携帯電話番号宛にメッセージ送る」簡単なサービスですが、効果の高い連絡ツールです。

お客様への連絡業務の効率化をご検討の場合は、SMSでの連絡を検討してみてはいかがでしょうか。

連絡業務を効率化したい、お客様への連絡にSMSを利用して見たい等
少しでも興味を持っていいただけましたら下記までお気軽にご相談ください。
お客様に合わせた活用方法等を電話、メール、WEB会議にてご説明させていただきます。

電話:03-6300-0157 【受付】平日10:00~18:00(年末年始を除く)

SMSによる集客、マーケティング、連絡に少しでも興味を持っていただけましたら、下記までお気軽にご相談ください。
お客様に合わせた活用方法等、業種別の利用例等を電話、メール、WEB会議にてご説明させていただきます。

お気軽にご連絡ください!

電話:03-6300-0157 【受付】平日10:00~18:00(年末年始を除く)

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「fonfunSMS」は営業支援・お客様への連絡ツールとして
800社以上の企業様に採用いただきました。