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SMSの活用方法How to use

電話に出ないお客様と連絡を取る方法

電話に出ないお客様と連絡を取る方法

電話を何度してもつながらず(不通や留守電)、何度も時間や日を変えて電話をかけています。といった声をよく耳にします。
何度も電話をすれば、通信コストがかかるだけでなく、電話をかける人のコストも合わせてかかってきます。
効率よくお客様に連絡するにはどうしたらいいのでしょうか。

お客様は電話をいつでも取れるわけではない

仕事中や電車やバスの移動中、旅行中など出られない時間に着信が残っていることがよくあります。
後で掛けなおしてみようと思っても忘れてしまうこともありますよね。
ただ大切な電話ならいいのですが、掛けなおしてみるとセールスの電話だった・・・。というパターンもあるため、知らない番号であれば出ない、かけないといった方がほとんどです。

ではどうすればお客様と繋がることができるのでしょうか。

電話に出てもらえなかったらどうする?留守電、メール、封書やハガキ

◆留守電に伝言を残す

電話に出なかった場合、留守電に要件を残す方法がありますが、留守電を設定されていないケースも多くあります。

◆メールで連絡

メールアドレスがわかればメールを送る方法もありますが、アドレスが変わっている、迷惑メールと判断され届かない、大量のメールに埋もれてしまい気づかないといったケースも多いようです。

◆封書で連絡

お客様の住所がわかる場合は封書やハガキで連絡する方法もあります。自宅に届きますが本人の手元に届いたかまでは確認できないため、その後の連絡がなければ他の方法での連絡を検討したほうがいいでしょう。

その他の連絡方法は?

電話やメール以外の連絡方法としてはSMS(ショートメッセージ)があります。
SMSは携帯電話番号宛にメッセージを送ることができるサービスです。
特長として

 ・相手の携帯番号さえわかれば送れる
 ・到達率、開封率が高い
 ・ガラケー、スマホどちらにも送れる
 ・端末に標準的に搭載されている機能のため、電話やメールのように誰でも使える

が挙げられます。SMSは確認されやすい連絡方法として近年ビジネスでの利用が拡大しています。
SMSはメッセージを送信できるため内容を正確に伝えられるだけでなく、メッセージが端末に残るためお客様のタイミングで確認してもらうことができます。

なかなか電話に出てもらえず困っている・・・。そんな方はSMSで連絡することで課題が解決するかもしれません。

いつもの連絡方法に+SMSで更に効果アップ!

複数の連絡方法を組み合わせることで更に高い効果を得ることができます。
組み合わせと送信メッセージの例をご紹介します。

【電話+SMS】電話連絡後のSMS送信で、内容や問合せ先を案内できる

電話後にSMSを送信することで、着信のあった番号が怪しい番号ではないことと、お客様へ連絡した内容を伝えることができます。
折り返しが欲しい場合などはSMS本文内に電話番号、メールアドレスなど連絡先を記載することで返信率が大幅に上がります。
※SMS内の電話番号、URL、メールアドレスはリンクになっているので、タップするだけで電話画面、ブラウザ、メーラーが立ちあがります。

不動産業での振込確認の連絡

「先ほどお電話をした〇〇不動産です。
8月分の家賃の振り込みが確認できませんでした。
ご確認お願いします。03-****-****」

自動車整備業での車検完了連絡

「〇〇自動車です。
車検が完了し引き渡し可能です。
来店時間をご連絡いただけますでしょうか。
03-****-**** 担当:鈴木」

保険業での契約更新連絡

「〇〇保険会社です。
03-****-****から先ほどお電話しました。
更新の件で連絡いたしました。
書類をご自宅に送付していますので、ご確認ください。
下記の書類が必要となりますので詳細はhttp://********をご確認ください。
書類の到着期日は12/10となっております。」

ホテル業界での予約確認連絡

「〇〇ホテルです。
予約の確認で連絡しました。12/15宿泊でご予約いただいています。
チェックイン時間は20時までです。
連絡先:03-****-****」

【封書+SMS】書類を送ったことをSMSで連絡

必ず確認してもらいたいものがある場合はSMSで送付のご案内を行うことで、確認される率を上げることができます。
返送が必要なものは期日やお問合せ先を記載したり、期日間際に再度連絡のSMSを入れていただくことで返信率を上げることができます。

資料請求

「〇〇塾です。資料請求ありがとうございました。
11/15に資料を送付しました。
ご不明点あればご連絡ください。
03-****-****
  info@***.co.jp」

更新書類の送付

「〇〇不動産です。賃貸更新の書類を送付しました。12/3までに書類を返送してください。ご不明点は03-****-**** 田中まで」

【メール+SMS】メールが届いているかの確認に

メールで連絡した場合、大量のメール(メルマガ)に埋もれて確認されないケースや、そもそもメールが届いていない(迷惑メールとなり届かない、聞き取ったメールアドレスや登録されたアドレスが間違っていて届かない)といったケースも考えられます。
メールを送っていることをSMSで連絡することで、受信メールBOXにメールが届いているかを確認してもらえます。

人材派遣会社での求職者への連絡

「〇〇様××会社です。
条件に合うお仕事を本日メールにてお送りしました。
質問等は03-****-****
伊藤までご連絡ください。」

新卒採用で会社説明会に参加した学生への連絡

「〇〇様××会社の佐藤です。
インターンの詳細を本日メールで送りました。
届いていない場合はinfo@*****.co.jpにご連絡ください」

お客様連絡に役立つサービスとしてSMSを紹介しました。
「携帯電話番号宛にメッセージ送る」簡単なサービスですが、効果の高い連絡ツールです。

企業で利用されるのであればSMS送信サービスの利用が便利です。
SMS送信サービスとはパソコンからSMSを送信できるサービスのことです。
複数人に一斉にSMSを送信する機能、指定した時間に送信する機能など便利な機能を使うことができます。

700社以上の導入実績!SMS送信サービス「fonfunSMSについて」

「fonfunSMS」の特徴は使いやすい操作画面とお客様専属の担当者が付くこと。
お客様への連絡でお困りごとがありましたら、お気軽にご相談ください。専門の担当者が最適な活用方法をご案内いたします。
また、電話やメールでの操作サポートも実施していますので、パソコン操作に自信のない方でも安心して利用開始できます。

fonfunSMSはパソコンからSMS送信(WEB管理画面からの送信、API接続による送信)ができる「いけいけナンバー」、電話をかけるだけでサイトに誘導できる「らくらくナンバー」の2つのサービスがあります。

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▼ご利用手順
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②メールアドレス宛に届いたお試し画面のURLにアクセス
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